POS機系統的基本原理是先將商品資料創建于計算機文件內，通過計算機和收銀機聯機架構，商品上的條碼能透過收銀設備上的光學讀取設備直接讀入（也可以由鍵盤直接輸入代號），并可以顯示商品信息（單價，部門，折扣等信息），這就是平時我們經常看到的掃碼過程，即通過這個動作把需要結算的商品信息輸入收銀系統，這樣可以加速收銀的速度與正確性。而每筆商品銷售明細資料（售價，部門，時段，客層）也會被自動記錄下來，再由聯機架構傳回計算機。經由計算機計算處理即能生成各種銷售統計分析信息，并以此做為經營管理的依據。

　　而POS機是通過讀卡器讀取銀行卡上的持卡人的磁條信息，一般情況下刷卡的步驟是由POS機操作人員輸入交易金額，這里需要注意的是我們作為消費者一定要仔細核對收銀人員輸入的金額是否正確，防止被多扣錢。核對金額無誤后，持卡人需要輸入個人識別信息（即密碼）。這時POS機會把這些信息通過銀聯中心，發送給相應的銀行系統，完成聯機交易，給出成功與否的信息，如果成功則會打印相應的票據，如不成功，收銀人員會提示你再次輸入密碼進行刷卡操作，直到成功為止。POS機的應用實現了信用卡和借記卡等銀行卡的聯機消費，保證了交易的安全、快捷和準確，也避免了手工查詢黑名單和壓單等一系列繁雜勞動，從而大大提高了工作效率。