POS系統基本原理是先將商戶信息以編碼的形式存儲于終端內，透過聯機架構，通過終端設備上的讀取模塊直接讀入銀行卡或其他賬戶信息，在操作模塊上輸入消費金額，由鍵盤接收客戶輸入的密碼信息，把四方面的信息混合編碼后，通過加密模塊組成數據包，通過通信模塊向清算組織或信息處理后臺發送這些數據，待清算組織或信息處理后臺根據接收到的數據包處理扣款后，將扣款成功信息再返還到POS終端上，并通過打印模塊打印出這筆支付信息的處理憑證。

雖然經過了多個處理環節，但在現代電子技術、通信技術的幫助下，整個處理過程所需時間卻可以壓縮在以秒計算的時間內，大大提高了收銀的速度、正確性和安全性。同時，經由計算機計算處理后的各種支付信息可以很方便地成為經營管理所需的統計數據。

以銀行卡的受理為例，POS機就是通過讀卡器讀取銀行卡上的持卡人磁條或IC芯片上的信息，由POS操作人員輸入交易金額，持卡人輸入個人識別信息（即密碼），POS把這些信息通過銀聯中心，上送發卡銀行系統，完成聯機交易，給出成功與否的信息，并打印相應的票據。POS的應用實現了信用卡、借記卡等銀行卡的聯機消費，保證了交易的安全、快捷和準確，避免了清點現金等繁雜勞動，避免了收到假鈔的風險，同時也為統計工作帶來便利。